Deposito atti

Servizio di deposito atti presso la Casa Comunale

Descrizione

Alcuni atti della Pubblica amministrazione acquistano efficacia solo quando vengono portati a conoscenza formale del destinatario. Uno dei modi in cui ciò si realizza è attraverso la notifica dell'atto, che viene eseguita secondo particolari modalità grazie agli agenti notificatori previsti dall'ordinamento (messi comunali, ufficiali giudiziari) oppure attraverso il servizio postale.
La principale attività della Casa comunale - Deposito atti, consiste nel ricevere, registrare, archiviare e consegnare a persone (fisiche o giuridiche) gli atti che sono stati qui depositati per l'irreperibilità (momentanea o assoluta) l'incapacità o il rifiuto del destinatario o delle persone legittimate a ricevere l'atto.
Nel senso sopra indicato, gli atti che la Casa comunale gestisce sono di tipo:
° amministrativo: provenienti da vigili urbani, uffici tributi, edilizia, anagrafe, leva, elettorali ed altri;
° giudiziario: provenienti da tribunale, corte d’appello, giudice di pace;
° tributario: provenienti da agenzie delle entrate, aziende di riscossione tributi.
La norma generalmente più usata per la notifica degli atti che include il deposito è l'articolo 140 del Codice di procedura civile. Se l'agente notificatore, recatosi all'indirizzo indicato sull'atto, non trova il destinatario né alcuna delle persone abilitate a ricevere la comunicazione (coniuge, familiare, portiere, ecc.) ovvero queste ultime si rifiutino di riceverlo, deve espletare le seguenti formalità:
1) affigge nei modi previsti e consentiti l'avviso di deposito (c.d. preavviso - avviso di cortesia) all'indirizzo del destinatario;
2) deposita copia dell'atto in busta chiusa e sigillata presso la Casa Comunale;
3) informa il destinatario dell'atto con un secondo avviso (notizia di avvenuto deposito) a mezzo di lettera raccomandata (con avviso di ritorno). La lettera contiene le indicazioni per il ritiro dell'atto presso gli sportelli della Casa comunale.

Regole particolari sono poste per le persone giuridiche e le società non aventi personalità giuridica (secondo l'art. 145 Codice di procedura civile) e per gli atti emessi dagli uffici dell'Agenzia delle Entrate e società di riscossione.

Modalità di ritiro atti

Gli atti possono essere ritirati allo sportello della Casa comunale di Venezia e di Mestre, a seconda del luogo di residenza dell'intestatario, come da indicazioni contenute nell'avviso di deposito o nella notizia di avvenuto deposito. In ogni caso il richiedente deve indicare gli estremi dell'atto (destinatario - numero - data di deposito) per consentirne l'individuazione.

Il ritiro degli atti depositati può essere effettuato dal diretto intestatario o da altri soggetti legittimati al ritiro. 

Ritiro da parte dell'intestatario dell'atto
I documenti necessari per il ritiro sono:
1. avviso di deposito, trovato presso l'indirizzo del destinatario dell'atto, oppure notizia di avvenuto deposito ricevuto per mezzo del servizio postale con lettera raccomandata A/R;
2. documento di identità personale o di riconoscimento in corso di validità.

I documenti necessari per il ritiro di atti da parte di persona delegata, legale rappresentante di società, amministratore di condominio, presidente di associazioni, esercente potestà genitoriale, curatore, tutore e simili, eredi non dichiarati, sono elencati nella sezione Modulistica.
In assenza dei documenti o delle informazioni richieste per il ritiro l'operatore di sportello non potrà consegnare l’atto.
L'ufficio non è tenuto ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di ritiro degli atti depositati.

Tempistica

La consegna dell'atto depositato nell'anno in corso avviene, di norma, immediatamente, dall'operatore di sportello. Se sussistono dubbi sull'identificazione degli atti, l’identità del richiedente, i poteri di rappresentanza o altro, la consegna potrà essere differita per gli accertamenti necessari e potrà anche essere necessaria una richiesta scritta dall'interessato.
La richiesta di consegna di atti depositati da più di un anno deve essere presentata per mezzo di apposito modulo e la consegna potrà essere immediata o differita nel tempo se necessita di una ricerca d'archivio.
La richiesta di attestazione di avvenuto ritiro di atti depositati deve essere presentata per mezzo di apposito modulo e la consegna potrà essere immediata o differita nel tempo se necessita di una ricerca d'archivio.

Se l’atto non venisse mai ritirato dall’interessato, produrrebbe comunque i suoi effetti; è consigliabile pertanto ritirare l'atto nel più breve tempo possibile.
Gli atti depositati vengono conservati in ufficio per un periodo massimo di due anni; oltre tale data sarà chiesta alla Soprintendenza per i beni architettonici e paesaggistici di Venezia l'autorizzazione allo scarto.

Note

Gli atti giacenti presso la Casa comunale sono tutti in busta chiusa e sigillata, quindi gli operatori non possono fornire in alcun modo informazioni relative al contenuto degli atti depositati.
Per evitare di recarsi due volte allo sportello per il ritiro del medesimo atto si suggerisce di verificare se i dati contenuti nell'avviso di deposito e nella notizia di avvenuto deposito sono identici (richiedente della notificazione, natura dell'atto, numero cronologico della notificazione e data di deposito).

Normativa

Le principali norme di legge che interessano l'attività di deposito atti nella Casa Comunale sono:
Codice procedura civile artt. 140-143
Combinato disposto degli art.26, ultimo comma D.P.R. 602/1973, e 60 del D.P.R. 600/1973
Corte Costituzionale, sentenza 22.11. 2012. n. 258

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