Regolamentazione

I documenti elettronici ricevuti dall'Amministrazione tramite PEC protocollo@pec.comune.venezia.it dovranno essere prodotti esclusivamente nei seguenti formati: PDF/A, XML, PDF, TIFF, JPG, SVG, DWF, TXT, DOCX, XLSX, PPTX E ODF non compressi

Con Deliberazione di Giunta Comunale n. 463 del 6 settembre 2013, esecutiva il 15 ottobre 2013, è stato approvato, quale allegato n. 15 al vigente “Manuale di gestione dei documenti” del Comune di Venezia il documento “GESTIONE E CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO – FORMATI”, successivamente modificato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 257 del 23 maggio 2014.
Tale documento, conforme alle regole tecniche a sua volta predisposte da DigitPA in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, contiene una specifica regolamentazione dei formati accettabili e gestibili dal sistema di gestione documentale (protocollo informatico) e dal sistema di conservazione del Comune di Venezia, al fine di gestire correttamente la documentazione informatica ricevuta e prodotta, garantendone la leggibilità, autenticità ed efficacia probatoria nel tempo (conservazione/esibizione a norma), ma anche al fine di assicurare uniformità di comportamenti nei confronti dell’utenza esterna.
Nella scelta dei formati, sono stati privilegiati quelli atti a garantire l’integrità della presentazione, l’accesso, la leggibilità nel tempo, l’apertura, la sicurezza, la portabilità,, la funzionalità, il supporto allo sviluppo e la diffusione.
Con l’approvazione del predetto documento si è modificato l’art 14 del Manuale di gestione dei documenti (Ricezione dei documenti informatici) e si è disposto che i documenti elettronici ricevuti dall’Amministrazione tramite PEC dovranno essere prodotti esclusivamente nei seguenti formati:
PDF/A, XML, PDF, TIFF, JPG, SVG, DWF, TXT, DOCX, XLSX, PPTX e ODF, non compressi.
Qualora i messaggi di posta elettronica contenganodocumenti prodotti con formati differenti da quelli sopra descritti(oppure non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente), gli stessi saranno rifiutati con apposita mail di eccezione. Con tale mail verrà comunicata al mittente la mancata acquisizione al protocollo del messaggio di PEC e del documento informatico spedito, fatti salvi i casi in cui si ritenga necessario riconoscere l’efficacia probatoria del messaggio e/o del documento ricevuto, che sarà considerato un documento analogico (cartaceo) a tutti gli effetti e come tale protocollato, assegnato all’ufficio competente e conservato. 
 
I documenti con estensione p7m e m7m prodotti nei suddetti formati verranno accettati.
 
Si coglie l’occasione per ricordare anche che i documenti informatici trasmessi alla casella di posta elettronica istituzionale (protocollo@pec.comune.venezia.it) non provenienti da indirizzi PEC verranno rifiutati e restituiti al mittente.

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