Fatta eccezione per alcuni istituti che in passato hanno operato il versamento delle carte presso gli archivi di Stato, i documenti sono conservati presso le scuole che li hanno prodotti. Gli archiv ipresentano nella maggior parte dei casi, uno stato di conservazione discreto o buono, anche se risultano in genere estremamente disordinati. La quasi totalità degli archivi ha subito, nel corso degli anni, perdite più o meno consistenti, dovute nella maggior parte dei casi agli scarti effettuati e, solo in alcune situazion iparticolari, ad allagamenti o altri fattori esterni che ne hanno compromesso l'integrità. In linea generale per quanto riguarda le operazioni di selezione e scarto c'è da osservare che queste sono state condotte attraverso una metodologia puramente casuale, non rispondente all'applicazione di criteri scientifici che tenesse conto dell'utilità giuridico amministrativa o storica delle fonti. Spesso si conservano documenti amministrativi e contabili che avrebbero dovuto essere oggetto di scarto e invece sono andati distrutti documenti destinati alla conservazione permanente.
L'operazione effettuata ha consentito di rilevare alcune costanti riscontrate in tutti gli istituti visitati. L'assenza di un addetto all'archivio è riscontabile in tutte le segreterie scolastiche, in questo modo è sempre difficile procedere alla realizzazione del censimento. Per converso si è riscontrato in molti dirigenti scolastici l'interesse per l'archivio storico, alcuni di questi hanno espresso la volontà di giungere ad una sistemazione del patrimonio archivistico. In tutti gli istituti è stata ricordata la circolare n. 44/2005 del Ministero per i beni e le attività culturali. Direzione generale degli archivi. Servizio II che accompagna le Linee guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche.

Il progetto ha riguardato gli archivi degli istituti scolastici superiori, la loro individuazione è avvenuta sulla base di un elenco fornito dal Servizio Itinerari Educativi del Comune di Venezia, da lquale ne sono stati selezionati 26 di questi 20 hanno aderito al progetto. La scheda del censimento è stata finalizzata alla conoscenza della realtà scolastica nel suo complesso, prevedendo due sezioni di indagine: una dedicata alla memoria storica della scuola e l'altra riguardante specificatamente l'archivio.
Nella prima le informazioni richieste hanno riguardato: le denominazionistoriche degli istituti, i cambiamenti di sede, eventuale bibliografia edita, la presenza di testimonianze legate alla storia(lapidi, busti, epigrafi ...)
La sezione riservata all'archivio è stata invece suddivisa in una parte generale e in una dedicata specificatamente ai documenti conservati. Nella prima parte la scuola è stata invitata a fornire notizie relative all'organizzazione dell'archivio stesso, alle vicende subite dal patrimonio documentario e alla presenza di archivi aggregati. Nella seconda oltre alla consistenza fisica e cronologica complessivadell'archivio, la rilevazione dei dati è stata accompagnata da un elenco dettagliato delle tipologie documentarie prodotte nel corso dell'attività scolastica. I documenti prodotti sono stati inoltre distinti sulla base dell'attività amministrativa, della gestione finanziarie e dell'attività didattica, evidenziando, nell'ambitodelle tre categorie, alcune tipologie documentarie fondamentali, tra le quali si segnalano le seguenti:

Documenti amministrativi:
verbali delle riunioni degli organi collegiali
registri protocollo e corrispondenza
fascicol ipersonali dei docenti, non docenti e studenti

Documenti contabili
bilancio preventivo e consuntivo
rendiconti
inventari
partitarie registro giornale
registri del magazzino

Documenti relativi all'attività didattica
verbali degli scrutini e dei consigli di classe
registri di classe
registri dei professori
elaborati studenti annuali
verbalied elaborati maturità

Gli istituti sono stati contattati tramite il Servizio degli "Itinerari educativi" attraverso una comunicazione scritta alla quale ha fatto seguito, previo appuntamento, la rilevazione efettuata dagli scriventi incaricati del lavoro. In questo contesto le maggiori difficoltà riscontrate sono state quelle derivanti dai tempi lunghi connsessi all'organizzazione delle visite presso le scuole anche a causa dei frequenti trasferimenti del personale scolastico che spesso è il solo depositario della memoria dell'archivio.
In generale il problema più pressante si è rivelato in tutti gli istituti scolastici quello dello spazio e la necessità pertanto di pervenire quanto prima alla selezione e scarto della documentazione non destrinata alla conservazione illimitata.
Perquanto riguarda i documenti presenti negli archivi in tutte le scuole sono conservati dalla fondazione i registri generali e i fascioli del personale docente, non docente e degli studenti. In alcune scuole è stata rilevata la presenza di archivi  aggregati. Il censimento ha evidenziato la presenza di raccolte di strumenti antichi provenienti dai laboratori di fisica e chimica come ad esempio quello del Liceo Foscarini o dei manufatti delle allieve dell'Istituto professionale Vendramin Corner. Le biblioteche sono presenti in quasi tutte le scuole censite.
L'esperienza maturata con la realizzazione del censimento consente di affermare che gli archivi scolastici se ben conservati potrebbero essere una fonte di prima mano per la comprensione di aspetti legati all'evolversi dell'offerta formativa italiana e ai profondi mutamentiche hanno interessato la società intesa nel suo complesso. Scuole come testimonianza della società che cambia: si pensi alla nascita degli istituti tecnici commerciali o degli istituti professionali femminili che rispondono a un'esigenza sentita dalle classi sociali di riferimento. Complessivamente si riscontra una maggiore sensibilità per la conservazione dell'archivio nelle scuole dove resiste quella che un tempo era definita "tradizione d'istituto", legata alla fama di un certo corpo insegnante o a una particolare coscienza di sè come struttura di formazione civica.In generale questa coscienza è minata da un alto tournover del personale o da difficoltà logiche di gestione. Ma accanto a queste realtà ve ne sono altre, per alcuni versi inaspettate, dovute alla sinergia creatasi fra il nostro lavoro di archivisti e la sensibilità di alcuni dirigenti scolastici ed insegnati di storia che ha portato alla creazione di laboratori didattici realizzati con l'utilizzo di documentazione conservata nei singoli archivi scolastici.
Il censimento dei documenti prodotti dagli istituti scolastici superiori che rappresentano solo una parte della memoria storica custodita dalle scuole, ha voluto costituire uno spunto di riflessione e uno stimolo all'avvio di percorsi analoghi da realizzarsi anche nelle scuole elmentari e medie, che consentano l'individuazione e la salvaguardia dei documenti e delle testimoninze storiche custodite nelle scuole, questa volta con il coinvolgimento e il coordinamento della Soprintendenza archivistica per il Veneto. E' auspicabile che questo lavoro continui con l'obiettivo di presentare i dati in una forma definitiva e completa, possibilmente nella veste di una guida archivistica settoriale.